Точная сверка физических остатков с учетными данными, выявление хищений и оптимизация процессов
Заказать аудит
Климатические особенности Казахстана создают резкие сезонные колебания в потреблении многих категорий товаров. Неточный учет может привести к дефициту в пиковые периоды или избытку в низкий сезон, что напрямую влияет на финансовые показатели.
Обширная территория страны и сложные логистические цепочки увеличивают риски расхождений между документальным и фактическим учетом. Товары могут числиться в пути, когда уже прибыли, или считаться полученными, когда еще находятся в транзите.
Специфика казахстанского рынка предполагает высокий процент возвратов от ритейлеров, особенно в категориях сезонных товаров. Без надлежащего учета возвратов дистрибьютор теряет до 7-12% оборотных средств ежегодно.
Неточные данные о складских остатках приводят к неоптимальным закупкам, замораживанию оборотных средств в невостребованных товарах и срочным дозакупкам по невыгодным ценам. Точный учет позволяет высвободить до 15-20% оборотных средств.
Изучаем текущую систему учета (ERP, 1C, Excel), анализируем структуру номенклатуры, выявляем потенциальные проблемные зоны по ABC-анализу и оборачиваемости.
Организуем выезд специалистов на склад для проведения выборочной или полной инвентаризации с применением современных методов сканирования и учета.
Проводим сопоставление фактических остатков с учетными данными, используя методы сканирования, выборочных и полных пересчетов различных категорий товаров.
Анализируем выявленные расхождения, определяем их причины: технические ошибки, процедурные недостатки или признаки целенаправленных хищений.
Проверяем существующие процедуры приемки товара, контроля качества поступающей продукции, документального оформления списаний и возвратов.
Формируем детальный отчет с выявленными расхождениями, их финансовой оценкой и конкретными рекомендациями по оптимизации процессов и автоматизации.
Проверяем соответствие фактически поступающих товаров сопроводительным документам, оцениваем процедуры контроля качества при приемке, выявляем слабые места в документообороте приемки.
Проводим сверку фактического наличия товаров с данными учетной системы, используя методы выборочного или полного контроля. Применяем статистические методы для обеспечения репрезентативности выборки.
Анализируем обоснованность и документальное оформление списаний товаров по различным причинам: брак, истечение срока годности, повреждения. Выявляем необоснованные или сомнительные списания.
Контролируем корректность отражения перемещений товаров между складами, торговыми точками и транзитными зонами. Проверяем наличие документального подтверждения всех перемещений.
Оцениваем эффективность существующих систем автоматической идентификации товаров, проверяем корректность присвоения штрихкодов, анализируем процедуры сканирования при приемке и отгрузке.
Проверяем эффективность системы размещения товаров на складе, соответствие фактического расположения данным в учетной системе, оцениваем оптимальность использования складских площадей.
Мы используем комплекс методов для выявления как системных ошибок, так и признаков целенаправленных хищений:
Отчет содержит наглядные таблицы и графики, помогающие понять масштаб и причины проблем:
На основе результатов аудита мы разрабатываем индивидуальные рекомендации по внедрению технологических решений, адаптированных к специфике вашего бизнеса:
Наши рекомендации учитывают специфику IT-ландшафта казахстанских дистрибьюторов и обеспечивают совместимость с:
Объем проверок определяется индивидуально в зависимости от размера склада, количества SKU и выявленных на предварительном этапе рисков. Для средних дистрибьюторов с номенклатурой 5-10 тысяч позиций мы обычно рекомендуем стратифицированную выборку, охватывающую 15-20% от общего количества SKU, с акцентом на дорогостоящие и быстрооборачиваемые товары. Для некоторых категорий может потребоваться 100% проверка.
Перед началом работ мы подписываем детальное соглашение о конфиденциальности (NDA), которое защищает всю информацию, полученную в ходе аудита. Наши специалисты работают только с обезличенными данными, где это возможно. Все отчеты и материалы передаются только уполномоченным лицам заказчика через защищенные каналы связи. По завершении проекта мы удаляем все копии данных с наших устройств, оставляя только архивную копию отчета.
Для эффективного проведения аудита нам необходим доступ к учетной системе с правами на просмотр (без возможности внесения изменений) следующих данных: текущие остатки по складам, история операций за проверяемый период (обычно 6-12 месяцев), документы по приемке, отгрузке и списаниям, справочники номенклатуры. Доступ может быть организован через временную учетную запись с ограниченными правами или путем выгрузки необходимых данных в согласованном формате.
Сроки зависят от масштаба проверки и сложности учетной системы. Типичный график для среднего дистрибьютора: 5-7 рабочих дней на предварительный анализ данных, 3-5 дней на выездную проверку (в зависимости от объема и географии), 7-10 дней на анализ результатов и подготовку отчета. Общая продолжительность проекта составляет 3-4 недели. Для срочных случаев мы предлагаем ускоренный формат с фокусом на наиболее критичные аспекты.
Да, наша методология специально разработана для минимизации влияния на текущие операции. Мы используем методы выборочного контроля и планируем проверки таким образом, чтобы не блокировать основные процессы. При необходимости работы проводятся в нерабочее время или в периоды минимальной активности. Для некоторых типов проверок может потребоваться временное ограничение доступа к отдельным зонам склада, но это согласовывается заранее и организуется с минимальным влиянием на операционную деятельность.
Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами для обсуждения деталей и подготовки коммерческого предложения
Мы гарантируем конфиденциальность всех предоставленных вами данных в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Подробную информацию вы можете найти в нашей Политике конфиденциальности.
Независимый аудит — первый шаг к оптимизации процессов и повышению эффективности вашего бизнеса
Заказать аудит